Los avances tecnológicos permiten hacer más con menos, y éste es el caso de la gestión documental. Inmersos como estamos en plena sociedad de la información, en la que ingentes cantidades de datos circulan a diario, es imprescindible aplicar un orden que permita acceder a la información necesaria en el momento oportuno.

Uno de los sectores en los que tal flujo de datos resulta vital para su actividad es, sin duda, el financiero. Tanto para la estimación de riesgos como para elaborar perfiles individuales, las entidades financieras necesitan contar con documentación precisa y oficial de cada uno de sus clientes.

Por ejemplo, los bancos y cajas se enfrentan en su día a día a un abultado nivel de papeleo. La firma y supervisón de la documentación supone un enorme trasiego de datos que provoca, en última instancia, que los costes se disparen y que los empleados dediquen un valiosísimo tiempo a lidiar con ello. Los propios clientes de la entidad también sufren las consecuencias, teniendo que esperar largas colas para ser atendidos y aportando fotocopias y originales de diversa documentación cada vez que necesitan contratar un servicio.

El papeleo, tanto de documentación interna como externa, provoca la existencia de grandes expedientes que acaban en una carpeta que, o bien se almacena en la propia sucursal, o bien se destina a un almacén central. La necesidad de un espacio físico para el almacenamiento y la dificultad de cruzar los datos de forma óptima se erradican si se opta por la digitalización in situ: basta con una inversión tan asequible como la de un simple escáner con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para comenzar a beneficiarse de un notable ahorro de costes y un incremento de la productividad. La trazabilidad, los logs y la accesibilidad a nivel interno resultan inmensamente mayores cuando se aplica la gestión documental electrónica.

Por otra parte, al propio cliente también le resulta más cómodo que la banca disponga de un sistema de este tipo; documento que entra y que se digitaliza en ese mismo instante, devolviéndole el original al usuario sin hacerle esperar. Al tener todo un expediente en PDF, en lugar de en papel, la indexación y la posterior búsqueda y recuperación de datos se simplifica enormemente, lo que repercute en la propia productividad de la entidad financiera. En términos de ahorro, se elimina el consumo de papel y tinta, mientras que el tiempo dedicado al papeleo se ve enormemente reducido.

Cuando una entidad se decanta por la gestión documental, ha de disponer de un centro en el que almacenar la información. Por ejemplo, un banco español de tamaño mediano, con unas 2.000 sucursales, requiere de 750 millones de hojas de papel para elaborar los dosieres de sus millones de clientes. Externalizando tal almacenamiento –ya sea en formato físico o digital-, la entidad no tiene que efectuar inversión alguna, obteniendo un retorno de la inversión inmediato. De igual modo, sus empleados quedan liberados de gestionar el papeleo, con lo que disponen de más tiempo para dedicarse a lo verdaderamente importante para el negocio.

No olvidemos tampoco que, ante la crisis que atraviesan las economías mundiales, la incertidumbre es la pauta dominante. Resulta muy difícil decantarse por invertir y adquirir unas instalaciones en las que centralizar la documentación, mientras que el cálculo del ROI, ante la volatilidad imperante, se convierte en una tarea digna de Nostradamus.

La externalización permite obtener ROIs más inmediatos con inversiones sensiblemente más bajas. Los costes fijos bajan y se convierten en variables, con el claro componente de ahorro que ello introduce. Una de las opciones más interesantes al respecto es la del Data Room. Con ella, es posible automatizar los procesos de documentación de clientes. Se digitaliza la información en el mismo momento en que el cliente la aporta y pasa a estar a disposición de la entidad a través de un portal web, gestionado por expertos y de sencillo y seguro acceso.

Nada mejor que un caso práctico para ilustrarlo: en el caso de un cliente que tenga contratados todos los servicios con una misma entidad, su expediente llegaría a ocupar cerca de medio cajón. Tal acumulación de información, sobre todo si es en papel, dificulta enormemente el cruce de datos, por lo que el proceso ha de afrontarse de forma profesional. Dos son las opciones: o bien adquirir un escáner con un buen OCR o bien externalizar su gestión. Los costes, con esta última opción, rondarían los 10 euros por expediente –y eso en el caso más voluminoso-, cuyos datos podrían extrapolarse para crear estadísticas. Así, se obtienen ventajas adicionales como la mitigación del riesgo crediticio y similares.

Junto a la automatización de los procesos de documentación de clientes en banca o seguros, también destaca la externalización de facturas de proveedores. Basta con pasar las facturas por una interfaz y directamente su información se deriva al departamento de contabilidad, sin que ningún empleado tenga que introducir los datos de forma manual. Así, no sólo se ahorra tiempo, sino que se elimina la posibilidad de error humano.

Igualmente, los bancos que hacen créditos al consumo para comercios y grandes almacenes son otros de los que más ventajas pueden obtener. El consumidor, a la hora de efectuar una compra y solicitar un pago a plazos, sólo tendría que aportar su DNI y una nómina. Tal información se digitalizaría en el momento y se subiría directamente a un portal al que tiene acceso el banco, enlazándolo a un estudio de riesgo. La autorización o denegación se haría en cuestión de segundos, con lo que se eliminan esperas innecesarias, se simplifican los formularios y, en definitiva, se agiliza toda la operación.

En España, y a diferencia del resto de países avanzados, la gestión documental en las entidades financieras apenas está externalizada, existiendo enormes diferencias entre bancos y cajas. Hay grandes entidades que disponen de centros propios de gestión documental, así como algunas cajas pequeñas, mientras que en otras entidades tal proceso está –siendo benevolentes- todavía muy verde. Se trata, en definitiva, de una situación muy heterogénea.

Ante la necesidad de recortar costes y de beneficiarse de avances tecnológicos que favorecen la productividad, seguir operando como hace diez años es insostenible. En pleno siglo XXI, las entidades financieras no pueden permitirse el lujo de renunciar a herramientas de probada eficacia, como es el caso de la gestión documental, ya sea externalizada o adoptada de forma interna.

Según un reciente estudio publicado por Gartner Group, la gestión documental no solo disminuye los tiempos de localización y recuperación de los documentos -entre un 10% y un 20% por empleado-, sino que también permite recortare gastos en hasta un 50% en los procesos de facturación. Además, permite disminuir el espacio físico de almacenamiento de la información y aumentar la seguridad en todos los procesos, adecuándose a la legislación vigente. En definitiva, la gestión documental es algo que, más pronto que tarde, todo el sector financiero tendrá que adoptar.