Revolution Banking SP 2016

¿Cómo mejorar los procesos de finanzas y contabilidad? La solución, automatización

By on 17 diciembre, 2015
Alessandro Detto - Xerox

Xerox logoSaber cuál es nuestro propio presupuesto personal puede resultar difícil: ¿cuánto dinero van a meter tu banco y tus cuentas de inversión y cuándo? ¿Cuánto dinero vas a gastar en un mes o más? Imagínate lo que supone todo este proceso para una empresa.

Tomemos como ejemplo una fábrica global de coches. La ininterrumpida producción de coches depende de las miles de tareas financieras que se tienen que llevar a cabo para garantizar el éxito de esa producción: pagar a los trabajadores, pedir numerosos partes de automóvil a varios proveedores, contratar una compañía para formar a los empleados y ofrecer planes de servicio para los vehículos que venden a los clientes, pagar los gastos derivados de la luz, el agua, las instalaciones, etc. Es decir, el proceso financiero es lo suficientemente complejo como para levantar dolores de cabeza en las empresas.

Por eso, los servicios robóticos de automatización de procesos de finanzas y contabilidad se convierten en el perfecto aliado para que las empresas superen estos retos. Además de procesar automáticamente los datos derivados de estos procesos, reducen el trabajo manual y la duplicidad de las tareas, procesan los datos de forma más precisa y rápida, y reducen significativamente los costes.

Aquí os dejo tres ejemplos de cómo podríamos aplicar estos servicios a una de las tareas más fundamentales que existe en cualquier proceso de finanzas y contabilidad: el pago de facturas.

Eliminar la introducción manual de datos para el procesamiento de facturas

Un fabricante de automóviles puede recibir cientos de emails diariamente con facturas de sus proveedores. Por eso se recomienda utilizar servicios que automaticen la tarea de abrir estos correos para extraer datos de las facturas y guardarlos en el sistema de pagos y transacciones apropiado. Además, estos servicios también pueden enviar un e-mail a los proveedores para informarles del pago total que van a recibir y qué facturas se van a pagar con ese pago.

Automatizar la verificación y enrutamiento de datos

Un fabricante de automóviles puede utilizar múltiples sistemas de seguimiento de las compras, de los pagos de las facturas y de los contratos con los proveedores. Pero con tanto sistema es casi imposible saber en qué y cómo se está gastando el dinero, por lo que no podrá saber nunca, por ejemplo, si las tiendas del Sur están pagando mucho más por los planes de servicio de los coches que aquellas que se encuentran en otras zonas, a no ser que los sistemas que tienen implantados aporten esos datos.

A través de un servicio de extracción automática de datos del sistema de adquisición de cada tienda se podría verificar fácilmente que las órdenes de compra para ciertos bienes encajan con el precio establecido en el contrato. Esta información se puede distribuir entre los equipos de adquisición y otros responsables para asegurar que se usan los proveedores más adecuados, evitar renovaciones de contratos que suelen ser caras y negociar mejores precios.

Asegurar que las ordenes de compras están completas o se han cancelado

Automatizar el seguimiento del estado de todos los pedidos garantiza que las mercancías se reciben y se contabilizan en el plazo señalado. Por ejemplo, un sistema automatizado podría actualizar el sistema de compras del almacén del fabricante de coches. Podría alertar que una partida de compresores de aire acondicionado no se ha recibido dentro de los 60 días previstos, con lo que enviaría un aviso al departamento de compras y al proveedor para comprobar si el pedido ha sido cancelado o no. Esto ayuda al proveedor a mantener sus datos de inventario actualizados y asegura que el dinero reservado para el fabricante de automóviles no aparece como un pasivo en los informes de finanzas.

En definitiva, si se reduce el trabajo manual repetitivo los procesos transaccionales permitirán, a nosotros y a nuestros clientes, volver a desplegar un mayor talento y ofrecer un mayor valor. Un menor énfasis en el trabajo repetitivo significa un mayor enfoque en eliminar los retos que surgen de la recogida, estructuración y análisis de la enorme cantidad de datos financieros y transaccionales que maneja una organización. Es una manera de ayudar a los departamentos de finanzas y contabilidad a trabajar mejor para que puedan tomar decisiones más informadas sobre la dirección de la empresa.

Alessandro Detto, responsable de Sector Financiero de Xerox para el sur de Europa

Deja un comentario