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IVA de Caja y SEPA: cómo adaptarse sin morir en el intento

By on 13 noviembre, 2014
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PHC logoPara el empresario español, el 2014 viene cargado de importantes novedades en el ámbito económico y fiscal, que en mayor o menor medida afectarán a su día a día. Estamos hablando del IVA de Caja y la SEPA, dos términos que a las empresas les son más o menos familiares, pero sobre los que todavía hay más sombras que luces. Pero pongamos un poco de claridad sobre el asunto.

Anunciada como una medida tremendamente beneficiosa para las pymes por el gobierno, y muy demandada durante años por los pequeños empresarios, el Régimen Especial de Criterio de Caja, más conocido como IVA de Caja o RECC, por fin ha entrado en funcionamiento. Pero lo ha hecho con muchas dificultades, y con un índice de acogida muy inferior al previsto.

El punto de partida del IVA de Caja es bastante bueno: las pymes que se acojan a esta medida, y que facturen menos de dos millones de euros al año, no entregarán a Hacienda el IVA de sus facturas emitidas hasta que sus clientes no se las hayan abonado. Esto propicia un desahogo económico para las empresas, en especial en estos tiempos en los que los pagos se retrasan meses por norma general.

Pero el IVA de caja no está siendo todo lo popular que debería debido a su letra pequeña. Y es que la medida no solo afecta al emisor de la factura, sino también al pagador. Un cliente que contrate a una pyme acogida al RECC, no podrá deducirse las cuotas soportadas de IVA hasta que no haya realizado el pago de la factura, lo que además dificulta su carga administrativa. Esto también afecta a una empresa adherida cuando actúa como pagador. Por esta razón, pocas están siendo las pymes dispuestas a adoptar a este plan, ya que la mayoría afirma que los clientes preferirán contratar a pymes acogidas este régimen. A esto también se le une el hecho de que las empresas finalmente tendrán que abonar el IVA a Hacienda a finales del ejercicio siguiente a la emisión de la factura, la hayan cobrado o no.

Por todas estas razones, el Gobierno ha decidido dar una prórroga hasta el 31 de marzo para que las pymes puedan seguir acogiéndose al régimen de IVA de caja.

Y siguiendo con las prórrogas, también se ha alargado el plazo para la migración definitiva a la SEPA, la Zona Única de Pago en Euros. Si bien el sistema SEPA, que permite efectuar y recibir pagos a ciudadanos, empresas y otros agentes en igualdad de condiciones en Europa sin importar dónde se encuentren, lleva operativo desde 2008, coexistiendo con los medios de pago tradicionales de cada país, no ha sido hasta los últimos meses de 2013 cuando se ha comenzado hablar de él. Con una fecha límite para la migración que se había previsto para el 1 de febrero de 2014, los índices de adopción aportados por la Unión Europea en diciembre del pasado año estaban aún lejos de ser alta, por eso se propuso una prórroga de seis meses, que cada país miembro podía aceptar o no.

La migración a la SEPA en el caso de España va a ser escalonada. Así, ya desde el 1 de febrero se viene usando de manera obligatoria el IBAN y BIC para la identificación de las cuentas bancarias, pero no será hasta el 18 de marzo cuando las transferencias se hagan exclusivamente en formato SEPA. Lo mismo sucederá con los adeudos domiciliados, esta vez con una fecha límite del 10 de junio.

Pero, ¿cómo deben adaptarse las empresas a estos cambios?

Ya sea para la adaptación a la SEPA, sistema obligatorio para todos, como para los que se decanten por el régimen de IVA de caja, su aplicación pasa irremediablemente por una serie de adaptaciones y obligaciones fiscales. En este sentido, el software de gestión empresarial es esencial, ya que tiene que ser capaz de responder a estas exigencias con antelación y de manera rápida y eficaz.

En cuanto al sistema SEPA de pagos, una de las principales novedades, ya en vigor desde el 1 de febrero, es la obligatoriedad de usar el IBAN para identificar las cuentas bancarias. Aunque ciudadanos y empresas ya están obligados a comunicar su cuenta con el nuevo sistema SEPA, las empresas con registros de clientes antiguos deberán obtener el IBAN lo antes posible. Se hace necesario así que el sistema de gestión de la empresa pueda calcular y modificar el registro, ahorrando así tiempo y potenciales problemas en los cobros al empresario. Por otra parte, el ERP también debe contemplar el sistema SEPA y sus nuevos cuadernos correspondientes para las transferencias y los adeudos domiciliados.

Por su parte, en el IVA de caja, las alteraciones afectan principalmente a los libros de facturas y las series de recibos. En este caso, los ERP tienen que ofrecer la posibilidad a las empresas de crear y reflejar en sus sistemas de gestión y contabilidad aquellas operaciones realizadas bajo el RECC. Por parte de la empresa acogida al RECC, las obligaciones incluyen la necesidad de reflejar en su libro las facturas emitidas debidamente identificadas como facturas RECC, así como crear una nueva serie de recibos con los datos de los cobros de las mismas, incluyendo fechas y medios de cobro utilizado. Además, las empresas destinatarias de las facturas, estén adheridas o no al RECC, también tendrán que incluir esta información, esta vez en sus libros de facturas recibidas. Por último, las facturas expedidas bajo esta normativa deben contener la mención de “Régimen especial del criterio de caja”.

En resumen, si bien tanto la SEPA como el Régimen Especial de Criterio de Caja son medidas beneficiosas para las empresas a priori, conllevan una serie de obligaciones fiscales bastante engorrosas, sobre todo para los pequeños empresarios.

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